クラウドサービス活用した交通費・経費精算サービス
当事務所と労務顧問基本サービス契約締結企業様向けにご提供しています。
経営者様よりお聞きする経費精算業務によくある悩み
第１位 勤務先全体で印刷する紙の量が多い（コスト増）
第２位 書類作成に時間（手間）がかかる
第３位 申請が終わるまでに時間がかかる（承認者が出張で不在）
第４位 入力ミスや間違いも多い
第５位 領収書など添付ファイルの紛失
第６位 ICカード(Suica、PASMO)からのデータ読み取り
◆業務の手間や無駄が多く、効率的でない
企業内の精算業務に係る申請書類の電子化を推進し、共通ワークフローを活用し申請・承認・決裁を行うことで、ミスやムダを防ぐだけでなく、業務の効率化・標準化を支援します。多忙な人事部門、総務部門、経理部門の企業を支える管理部門（バックオフィス）の負荷を軽減し、コーポレート・ガバナンスの 遵守に寄与する統合ソリューションです。
経費精算業務の効率化・コスト削減効果
らくらく旅費経費精算サービスは4種類のサービス商品で構成
働き方改革実践していくためには、定型的業務の効率化が必要です。そのため毎月の経費精算業務の効率化、標準化、コンプライアンス対応、コスト削減のための4種類のサービスをご紹介いたします。
１.「らくらく定期」サービス
２.「らくらく旅費経費」サービス
３.「らくらく申請WF」サービス
４.「らくらく探索ナビ」サービス
定期券の新規発行、解約、自動更新、運賃改定等に柔軟に対応し、申請者はWEB地図機能を用いることで、自宅から最寄り駅までの距離計算や、バス利用可否判断、最安値乗り換えをベースにした経路検索なども可能。社内規程に基づく範囲で自由に選択できます。
承認者においては、通勤費規程があらかじめシステムでマスター設定されていますので、不要なチェックのための再計算作業から解放されます。
・働き方改革実践を実現
・通勤費管理業務時間の削減効果
「らくらく定期」サービスを導入することにより通勤費管理業務時間を大幅に削減された企業様の事例もございます。経営者・総務・経理・人事ご担当者様の働き方の改善にも繋がります。
クラウドサービス活用により公平性が保たれた通勤費支給が可能になります。
あらかじめシステムに企業様の社内規程内容を登録（設定）していただくことにより、社員様がご納得いただける、公平な通勤費支給が可能です。不正受給を是正したことで、コスト削減効果を出されている企業様の事例もございます。
詳しいサービス内容は下記サイトよりご確認お願い申し上げます。
機能概要
・『駅すぱあと』との連携によりルート判定
・「日払い、1・3・6ヶ月」期間の違う情報を一括管理
・地図情報と連携し、距離や路線の適正を判定
・鉄道・バスの運賃改定、ガソリン代変動に対応
・払戻日の設定だけで解約計算に素早く対応
・「CSVファイル」で人事・給与システムとデータ連携
・「3・6ヶ月定期」社会保険算定用の月割額を計算
乗換探索「駅すぱあと」と連携しているので、駅名からの経路探索もらくらく。
らくらく旅費経費サービスの概要を記載したパンフレットは下記をクリックお願い申し上げます。
社内で承認決裁される小口現金に該当する旅費精算の経費が対象。旅費は駅すぱあとと連動し、ICカードによる日々の交通費精算、
出張時の申請、仮払、精算が、簡単にミスなく申請・承認が可能。会計システムやFBシステムと連動し、管理者もらくらく処理できます。また、「らくらく定期」サービスとの組み合わせを行うことにより、定期区間控除が自動的に行え、経費削減とともに、コンプライアンス規程に準じた精算業務が実施できるようになります。
機能概要
・定期区間自動控除
・ワークフロー機能
・ペーパーレス化
・ICカード対応
・CSV出力
・仮払い一括管理
・スマートフォン対応
・バーコード管理機能
・外貨レート対応
スマートフォン（iPhone、Android）に対応していますので、外出先や移動中でも簡単に申請・承認を行うことが可能です。交通費精算や出張申請、経費精算など、利用用途に合わせた申請画面からの申請ができ、領収書の添付も簡単に行えます。
ICカードの運用例
①朝の出社時や帰社の時にICカードをかざす
②精算の時に自分が利用した履歴を選んで選択する
③内容を確定し申請する
ICカードより読み込みすることで、金額や経路の転記のミスや検索の手間を減らせます。
定期代を支給している定期区間を自動控除できるのでコストの削減も可能！
※ICカードに定期券の区間情報が登録されている必要があります。
（２）ICカードの読み取り操作方法
・Suica、PASMOなどのICカードの読み込み例
乗換探索「駅すぱあと」と連携しているので、駅名からの経路探索もらくらく。
・ICカード読み取りアプリ
・AndroidのNFCリーダ内蔵スマートフォンで直接読み取りが可能
・ICカードを読み取り、経路や金額の入力が不要
・申請も承認も時間を大幅に短縮
「らくらく申請WF」サービスは、承認決裁書類を一元管理するワークフローソリューションです。既存の書類ベースでの申請書類イメージをそのままワークフロー上でご利用いただけます。また、ワークフローは飛び越し承認や代理承認など、状況に応じた運用も可能です。
いままで紙でしか運用できなかった承認業務の運用が、ワークフローで実現可能となります。ワークフローエンジンは、「らくらくサービスのシリーズ共通」とし、社員情報や共通マスターを共有しています。「らくらく定期」サービス及び「らくらく旅費経費」サービスの両サービスをご利用いただきますと、通勤費・出張費・旅費管理など申請業務の一元管理ができるようになります。これまでの経費精算業務に必要としていた業務時間を含め外出先、出張先、作業現場からいつでも申請、承認可能になります。
（１）ワークフロー活用による業務標準化と効率化
下記の3項目の効率化に役立ちます。
１．従前の紙形式（書類）で実施していた申請書類を削減し
「ペーパーレス」を促進。
２．帳票をファイル管理する必要削減できることにより「スペースレス」。
３．電子申請活用によりスピーディーに申請、承認を行なうことができ
「タイムレス」も実現。
機能概要
・申請ドキュメント一元管理機能
・帳票フォーム作成機能
・申請・承認データ一覧機能
・承認ルート設定機能
・らくらくシリーズ共通ワークフローエンジン
事業所移転や新店舗出店による異動対象者の抽出や、それに伴う通勤費のシミュレーションなどあらゆる業務ニーズに対応する唯一の配置探索型のソリューションです。
・新店舗、新支店の開業による新たな人材配置のシミュレーション
・資格やスキルに加え、居住地や通勤時間を考慮した適切な人材を抽出し、人材配置のシミュレーションをサポートします。
・駅すぱあとと地図情報を組み合わせたシミュレーション。
・アルバイトやパートなどの効果的な人材配置。
東京都内、神奈川県、千葉県、埼玉県以外の地域での実施につきましては、交通費および宿泊費を別途御見積致します。
